Zorgprofessionals besteden dagelijks veel tijd aan administratieve taken. Het handmatig opstellen van rapportages kost niet alleen tijd die anders aan cliënten besteed zou kunnen worden, maar zorgt ook voor extra werkdruk.
Succesvolle implementatie van spraakgestuurd rapporteren
Met het oog op het verbeteren van de zorg en het verlichten van de administratieve druk voor zorgprofessionals, is Cordaan begin 2024 gestart met een verkenning naar de inzet van spraakgestuurd rapporteren. Met deze innovatie kunnen zorgmedewerkers hun bevindingen eenvoudig inspreken in plaats van typen. Dit maakt het rapporteren sneller, nauwkeuriger en minder foutgevoelig. Bovendien heeft spraakgestuurd rapporteren een positief effect op de betrokkenheid van cliënten: zij kunnen meeluisteren naar wat wordt gerapporteerd, wat zorgt voor meer transparantie in het zorgproces. Inmiddels is de implementatie bij Cordaan in volle gang. Spraakgestuurd rapporteren is volledig geïmplementeerd binnen zorg in de wijk, met een indrukwekkende adoptiegraad van 40% en al 100.000 ingesproken rapportages. Ook de intramurale zorg is gestart met de uitrol.
Wat maakt deze implementatie succesvol?
Voor organisaties die gaan starten met de implementatie van spraakgestuurd rapporteren deelt Cordaan de volgende succesfactoren:
- Zorg voor draagvlak vooraf: betrokkenheid van bestuur, management en de zorgprofessional is essentieel. Iedereen moet begrijpen waarom deze innovatie belangrijk is en wat het oplevert.
- Houd de presentatie richting de zorgprofessional praktisch en kort: richt de uitleg op wat het is, hoe het werkt en vooral: wat het oplevert voor de zorgprofessional.
- Laat iedereen het zelf ervaren: tijdens de presentatie is het krachtig om de zorgprofessional zelf een keer een spraakrapportage te laten inspreken. Zo wordt de drempel direct verlaagd.
- Kies voor een persoonlijke benadering: ga het gesprek aan, luister naar vragen of zorgen en pas de werkwijze aan op de cultuur van het team. Elk team werkt anders en het is belangrijk hierop aan te sluiten.
- Zorg voor zichtbaarheid: blijf spraakgestuurd rapporteren onder de aandacht brengen, bijvoorbeeld door gebruikersaantallen te delen of teams in het zonnetje te zetten. Dit normaliseert het gebruik van de nieuwe werkwijze.
Ondersteuning vanuit Maximaal Digitaal
Maximaal Digitaal biedt betrokken VVT’s tijdelijke ondersteuning bij het implementeren en/of opschalen van zorgtechnologie en digitale zorg. De ervaringen, materialen en opbrengsten die hieruit voortkomen worden actief gedeeld met de regio. Cordaan heeft deze mogelijkheid benut om de opschaling van spraakgestuurd rapporteren tijdelijk extra te ondersteunen met inzet van projectleider Aniek van Leeuwen. De implementatie binnen Cordaan wordt geleid door Lizzy Tonnaer en Mendy van der Meet. Samen zorgen zij voor een soepele uitrol, waarbij maatwerk, betrokkenheid en een mensgerichte aanpak centraal staan.
Wil je meer weten over hoe Cordaan spraakgestuurd rapporteren heeft geïmplementeerd? Aniek heeft de aanpak en succesfactoren beschreven in het document ‘Implementatie spraakgestuurd rapporteren bij Cordaan’. In combinatie met de implementatietoolkit van Vilans biedt dit een compleet beeld van de aanpak.